Dentro de la construcción, sobre todo en el Project management se utilizan varios métodos y herramientas que nos ayudan día a día avanzar en un determinado proyecto, se torna un problema cuando no se tienen entregables definidos, para evitar esto hemos optado por la elaboración de un chárter (es el documento que nos ayudará a iniciar formalmente un proyecto, asigna al gerente y otorga autoridad sobre responsabilidades requeridas, el charter contiene justificación y descripción del proyecto, si será un complejo de apartamentos, describe lo que contiene, niveles, si es comercial, cuantas oficinas, cuantos locales. Determina los entregables finales del proyecto, define a los involucrados claves y expectativas de cada uno.)  Es Importante considerar que el chárter debe realizarse al inicio del proyecto y actualizarse si existen cambios posteriores. Que es lo que nos ayudará a guiarnos durante el proyecto, ya que este contiene formalización de inicio de proyecto, propósito, descripción del mismo, generalidades,  expectativas, restricciones y sobre todo los entregables finales.

Este último tema es clave para definir las recepciones en cada proceso del proyecto tanto desde movimiento de tierras hasta los acabados más finos, para ello utilizamos la herramienta “Matriz de abastecimientos” la cual nos permite definir cómo será contratado cada paquete de trabajo asegurando que cada proceso esté cubierto. Para desarrollar esta matriz se realiza un listado de los procesos constructivos distribuyendo en ellos los paquetes de contratación.  Lo recomendable es preparar dicha matriz durante el desarrollo del proyecto, finalizando fase de planificación, para contratar con base a cada proceso y tener contratos a tiempo y así cumplir con el programa de trabajos, en esta matriz se definen alcances, tiempos, costos, calidad, recursos, comunicación y riesgos.

La matriz de abastecimientos permite definir cómo será contratado cada paquete de trabajo asegurando que todo el WBS sea cubierto, esta misma incluye:

• WBS (Estructura de descomposición de trabajo)
• Paquetes de contratación
• Esquema de contratación
• Tipo de contrato
• Relación contractual
• Criterio de selección
• Forma de pago
• Tipo de proveedor (interno / externo)
• Importe del contrato
• Anticipo aproximado
• Fecha planeada del concurso
• Fecha planeada de la contratación

El objetivo de la matriz de abastecimientos es optimizar la adquisición de bienes y servicios externos a la organización a cargo del proyecto, en este caso D&A que como empresa de Project managment lo que hacemos es anticiparnos a los riesgos para lograr que el equipo cumpla con con una oferta acorde al presupuesto requerido, calidad, tiempos de ejecución, teniendo cada contratación a tiempo, considerando todas las variables, teniendo planes A, B C, para lograr el objetivo final: la satisfacción del cliente.

Arq. Andrea Fuentes